- Opće odredbe
Ovaj Pravilnik donosi se temeljem Analize procesa rukovođenja osobnim podacima objavljenom na datum 21.05.2018. godine. Pravilnik se donosi u svrhu usklađivanja sa:
- Zakonom o zaštiti osobnih podataka
- Općom uredbom o zaštiti podataka EU (GDPR)
- Direktivom EU o zaštiti podataka (DPD)
Pravilnik se odnosi na sve pravne jedinice unutar ustanove za obrazovanje odraslih pod nazivom FITNES UČILIŠTE (u nastavku: Učilište), a na datum donošenja obuhvaća pravne jedinice:
- Fitnes učilište, Zapoljska 24,10 000 Zagreb, OIB: 44156250039
Svi zaposlenici Učilišta dužni su pročitati Pravilnik, te se u potpunosti ponašati u skladu sa svim odredbama Pravilnika.
Pravilnik se povremeno može i mijenjati. O eventualnim izmjenama Pravilnika svi zaposlenici Učilišta bit će obaviješteni unutar 48 sati od objave promjene, te će biti dužni pročitati nove verzije Pravilnika.
Pravilnik se čuva u uredu ravnatelja Učilišta na adresi Avenija Dubrovnik 15, Paviljon 7/1 – Zagreb, te u digitalnoj formi unutar mape „Dokumenti za zaposlenike“ kao sastavni dio informatičkog sustava One Drive.
Osobnim podatkom smatra se svaki podatak koji može nedvojbeno odrediti osobu, tj. utvrditi njezin identitet (kao što su ime i prezime, adresa, OIB, JMBG, broj osobne iskaznice, broj putovnice, broj bankovne kartice i sl.) kao i svaki drugi podatak, čije neovlašteno korištenje može nanijeti materijalnu i moralnu štetu toj osobi. Obradom osobnih podataka smatra se svaka radnja ili skup radnji izvršenih nad osobnim podacima, kao što je prikupljanje, pohranjivanje, organiziranje, ažuriranje, prilagodba, povlačenje, uvid, otkrivanje putem prijenosa, objavljivanje (ili na drugi način učinjenih dostupnim), svrstavanje ili kombiniranje, blokiranje, brisanje ili uništavanje, te provedba logičkih, matematičkih i drugih operacija s tim podacima.
- Osobni podaci zaposlenika
- Osobni podaci koji se prikupljaju
U svrhu sklapanja Ugovora o radu, Učilište prikuplja određene osobne podatke potencijalnih ili trenutnih zaposlenika:
- ime i prezime, OIB, datum rođenja, spol, kontakt brojevi mobitela i telefona, e-mail adresa, adresa i grad prebivališta, IBAN – prikupljaju se u svrhu popunjavanja ugovora o radu
- dokumente za računovodstvo, odnosno isplatu plaće, koji sadrže osobne podatke a obuhvaćaju fotokopiju osobne iskaznice, fotokopiju bankovne kartice (ili drugog dokumenta koji prikazuje broj tekućeg i/ili žiro računa), poreznu karticu u izvorniku
- sami Ugovor o radu
- svjedodžbe ili potvrde o stečenim kvalifikacijama ili kompetencijama
- svjedodžbe ili potvrde o dodatnim usavršavanjima
- Curriculum Vitae
- rodni list ili vjenčani list
- Način prikupljanja i pohrane osobnih podataka zaposlenika
Ime i prezime, OIB, datum rođenja, spol, kontakt brojeve mobitela i telefona, e-mail adresu, adresu i grad prebivališta i IBAN zaposlenik ili potencijalni zaposlenik izravno usmenim ili pismenim putem predaje Matiji Dunaju ili Zlatanu Spiridonoviću. Podaci se pohranjuju izravno u odgovarajuće forme unutar sustava One Drive Fitnes učilišta, gdje se trajno čuvaju.
Fotokopija osobne iskaznice, fotokopija dokumenta sa bankovnim podacima i izvornik porezne kartice predaju se na ruke Matiji Dunaju ili Zlatanu Spiridonoviću. Isti se dostavljaju računovodstvu prvom prilikom. Do predaje dokumenata odgovornim osobama računovodstvenog servisa, navedeni dokumenti moraju biti zaštićeni na način da su dostupni samo Matiji Dunaju ili Zlatanu Spiridonoviću.
Curriculum Vitae potencijalni zaposlenici predaju Učilištu vlastitom voljom i djelatnici učilišta nemaju kontrolu načina predaje navedenog dokumenta. Svaki primljeni Curriculum Vitae mora se proslijediti Matiji Dunaju ili Zlatanu Spiridonoviću, a dokument se može spremati i u One Drive Fitnes učilišta, ili sačuvati u obliku e-maila (ukoliko je kao takav i primljen). Ukoliko je Curriculum Vitae primljen kao fizički dokument u prostorijama učilišta, isti se može čuvati u za to označenim registratorima u uredu na adresi Avenija Dubrovnik 15, paviljon7/1. Zagreb.
Svi ostali dokumenti predaju se na ruke Matiji Dunaju ili Zlatanu Spiridonoviću, skeniraju te u PDF formatu pohranjuju u One Drive Fitnes učilišta. Dokumenti koji su nepotrebni za čuvanje u papirnatom obliku odmah se potom vraćaju na ruke zaposlenika. Dokumenti koji se čuvaju predaju se Zlatanu Spiridonoviću za arhiviranje na sigurnom mjestu izvan sjedišta.
- Uvid u podatke zaposlenika
Svi matični podaci zaposlenika dostupni su svim drugim zaposlenicima kroz One Drive Fitnes učilišta.
Kontakt brojevi telefona i mobitela zaposlenika mogu se napraviti dostupnima polaznicima ili roditeljima polaznika u svrhu komunikacije vezane uz obavljanje redovne djelatnosti.
Dokumenti o stečenim kvalifikacijama, kompetencijama i dodatnim usavršavanjima dostupni su vlasniku, direktoru, administratoru, te voditeljima nastave i drugim zaposlenicima koji obavljaju dužnost razvoja ljudskih potencijala.
- Sigurnosne odredbe
Svi zaposlenici dužni su postupati s osobnim podacima ostalih zaposlenika odgovorno, odnosno moraju napraviti sve unutar svojih mogućnosti da ne dođe do zlouporabe. Ukoliko bilo tko od zaposlenika naiđe na dokumente koji sadrže osobne podatke bilo kojeg drugog zaposlenika u fizičkoj formi, dužni su iste u najkraćem mogućem roku dostaviti Matiji Dunaju ili Zlatanu Spiridonoviću..
Zaposlenici ne smiju ni pod kojim uvjetima kopirati podatke o drugim zaposlenicima iz One Drive Fitnes učilište sustava, niti iste upotrebljavati za bilo koju drugu svrhu osim obavljanja redovnog poslovanja.
Zaposlenici ne smiju iznositi osobne podatke drugih zaposlenika izvan prostorija učilišta.
Zaposlenici koji na bilo koji način postupe sa osobnim podacima drugih zaposlenika mogu za tu radnju odgovarati u vidu disciplinskih mjera, raskidom Ugovora o radu ili drugog vida zaposlenja, te u određenim slučajevima odgovarati i kazneno.
- Zaprimanje osobnih podataka potencijalnih zaposlenika
Potencijalni zaposlenici mogu Učilištu poslati Curriculum Vitae ili druge osobne podatke i bez da je iste Učilište od njih tražilo. U takvim situacijama, smatra se da je potencijalni zaposlenik dao privolu za korištenje osobnih podataka u svrhe zapošljavanja i/ili obavljanja osnovnog poslovanja. Ako se suradnja ne ostvari, Učilište će podatke na zahtjev potencijalnog zaposlenika izbrisati.
- Osobni podaci polaznika i klijenata
- Osobni podaci koji se prikupljaju
Za polaznike programa osposobljavanja i usavršavanja,i druge klijente prikupljaju se:
- ime i prezime polaznika, OIB, datum rođenja, spol, kontakt brojevi telefona, kontakt email adresa, adresa prebivališta, dodatne adrese (ukoliko su različite od adrese prebivališta), ime i prezime jednog ili oba roditelja, mjesto i država rođenja, državljanstvo, podaci o formalnom obrazovanju, podaci o zaposlenju i poslodavcu
- za polaznike kojima plaćaju druge fizičke osobe, dodatno se prikupljaju podaci o platitelju, odnosno ime i prezime, OIB, kontakt telefoni, kontakt e-mail adresa, adresa prebivališta, dodatne adrese (ukoliko su različite od adrese prebivališta)
- za polaznike kojima plaćaju druge pravne osobe, dodatno se prikupljaju podaci o pravnoj osobi, odnosno naziv pravne osobe, OIB, kontakt telefoni, kontakt e-mail adresa, adresa pravne osobe
Za polaznike programa seminara, radionica, kongresa prikupljaju se:
- ime i prezime polaznika, OIB, spol, kontakt brojevi telefona, kontakt email adresa, adresa prebivališta, dodatne adrese (ukoliko su različite od adrese prebivališta), podaci o formalnom obrazovanju, podaci o preferiranim oblicima edukacija, podaci o zaposlenju i poslodavcu, prethodno sudjelovanje na edukacijama Fitnes učilišta (u svrhu ostvarivanja popusta na nove edukacije)
- za polaznike kojima plaćaju druge fizičke osobe, dodatno se prikupljaju podaci o platitelju, odnosno ime i prezime, OIB, kontakt telefoni, kontakt e-mail adresa, adresa prebivališta, dodatne adrese (ukoliko su različite od adrese prebivališta)
- za polaznike kojima plaćaju druge pravne osobe, dodatno se prikupljaju podaci o pravnoj osobi, odnosno naziv pravne osobe, OIB, kontakt telefoni, kontakt e-mail adresa, adresa pravne osobe
- Način prikupljanja i pohrane osobnih podataka klijenata
Klijenti ili potencijalni klijenti mogu djelatnicima Učilišta ustupiti svoje osobne podatke na sljedeće načine:
- putem „on-line“ prijave, dostupnoj na fitnes-uciliste.hr. Prilikom online prijave, klijenti moraju označiti da su suglasni s Izjavom o privatnosti i zaštiti osobnih podataka, što se ujedno smatra i privolom za obradu osobnih podataka u svrhu upisa na edukacije ili konzumiranja drugih usluga. Sadržaj online prijave šalje se izravno Mirni Hajnic na e-mail adresu [email protected] koji primljene podatke ubacuje u AC.
- putem „on-line“ obrazaca za newsletter, e-book, blog i slično, dostupnim na fitnes-uciliste.hr. Prilikom online predbilježbe, klijenti moraju označiti da su suglasni s Izjavom o privatnosti i zaštiti osobnih podataka, što se ujedno smatra i privolom za obradu osobnih podataka u svrhu upisa na edukacije, konzumiranja drugih usluga, marketinga ili za poboljšanje iskustva korisnika. Sadržaj online prijave šalje se izravno Mirni Hajnic na e-mail adresu [email protected], koji primljene podatke ubacuje u AC.
- telefonski, ukoliko su tako sami odlučili. U slučaju zaprimanja osobnih podataka putem telefona, djelatnik koji prikuplja podatke dužan je iste zapisati izravno u AC i nigdje drugdje!
- izravno u uredu, usmeno. U ovom slučaju, djelatnik koji prikuplja podatke dužan je iste zapisati izravno u AC i nigdje drugdje!
- izravno u uredu, putem ispunjene prijavnice/upisnice. U ovom slučaju prijavnica/upisnica mora se dostaviti Maji Jelavić, koja s njom dalje postupa na način da unesene podatke prebaci u AC, a papirnati dokument spremi u sigurnosni ormar.
- putem društvenih mreža (primjerice Facebook, Instagram i slično). Učilište nema način osiguravanja sigurnosti ovakvih podataka osim u smislu da pristup društvenim mrežama imaju samo određeni zaposlenici učilišta. U tom slučaju, zaposlenik koji zaprimi osobne podatke relevantne dužan je iste dostaviti Mirni Hajnic koja će ih prebaciti izravno u AC. Ostali podaci prikupljeni putem društvenih mreža bit će obrađeni po pravilima privatnosti društvenih mreža. Prikupljeni podaci se koriste kako bismo utvrdili trendove i interese posjetitelja i što bolje razumjeli zahtjeve naših klijenta.
Osobne podatke polaznika može zaprimiti bilo koji djelatnik učilišta.
- Obrada osobnih podataka polaznika/klijenata
Osobni podaci polaznika i klijenata dostupni su svim zaposlenicima isključivo kroz AC, isključivo u svrhu obavljanja redovnog poslovanja. Sukladno poslovnim potrebama i nadležnim zakonima i pravilnicima, osobni podaci polaznika i klijenata mogu se tiskati iz AC sustava na:
- ugovore o obrazovanju ili ugovore o drugim uslugama
- uvjerenja i diplome o završenom obrazovanju
- prijavnicama za nastavak obrazovanja
- potvrdama o pohađanju obrazovanja
- izjavama o suglasnosti, privolama ili drugim izjavama polaznika
- izlaznim računima
- dnevnicima
- matičnim knjigama polaznika
- prijavnicama/upisnicama, prijavnicama za prijamni ispit, prijavnicama za završni ispit ili drugim andragoškim dokumentima
- bilo kojim drugim dokumentima korištenjima za redovno poslovanje ili zbog nadležnih zakona i pravilnika
Svi dokumenti koji sadrže osobne podatke polaznika i klijenata mogu se tiskati isključivo iz AC sustava i to isključivo od strane za to nadležnih osoba. Nadležnom osobom smatra se svaki zaposlenik Učilišta koji u tom trenutku posjeduje korisnički račun za AC s administratorskim pravima.
Dokumenti koji se tiskaju na zahtjev polaznika, uručuju se polazniku po tiskanju od za to ovlaštenog zaposlenika.
Dokumenti koji se tiskaju prilikom upisa, uručuju se polazniku na dopune i potpisivanje, te se uručuju Maji Jelavić. U slučaju da Maja Jelavić nije dostupna u tom trenutku, dokumenti se pohranjuju isključivo u uredu gdje moraju biti pod stalnim nadzorom nekog od zaposlenika, ili pod ključem.
Dokumenti koji se tiskaju za grupe polaznika tijekom obrazovanja, Maja Jelavić tiska za grupu te uručuje predavaču. Predavač dokumente mora tretirati kao tajnu te iste na siguran način donijeti do mjesta izvođenja nastave. Predavač na prvom sljedećem školskom satu dokumente uručuje polaznicima za nadopune i potpisivanje te ih obavezno kupi od polaznika prije nego polaznici napuste učionicu. Predavač je dokumente na siguran način dostaviti natrag Maji Jelavić.
Svi dokumenti se potom skeniraju i pohranjuju u AC ili registrator polaznika, a u slučaju da se čuvaju izvornici, moraju se čuvati u sigurnosnom u uredu na adresi Avenija Dubrovnik 15, Paviljon 7/1, Zagreb.
Fitnes učilište nije odgovorno za zaštitu osobnih podataka od trenutka kada polaznik iste iznese iz prostorija učilišta, do trenutka dok se dokumenti ne predaju natrag djelatniku.
- Sigurnosne odredbe
Svi osobni podaci polaznika i ostalih klijenata koriste se isključivo radi obavljanja redovnog poslovanja i ni u koje druge svrhe.
Korištenje bilo kojeg osobnog podatka polaznika u bilo koje svrhe osim one koje je dopustio poslodavac smatra se ozbiljnim prekršajem zbog kojega će bez izuzeća biti raskinut Ugovor o radu ili drugi oblik suradnje, a poslodavac ujedno kazneno odgovara radi kršenja prava na privatnost i zaštitu podataka, te radi kršenja poslovne tajne i zlouporabe radnog odnosa.
Za kršenje gore navedenih protokola u svrhe čuvanja osobnih podataka, zaposlenici će odgovarati u vidu disciplinskih mjera, te mogućeg raskida Ugovora o radu ili drugog oblika suradnje.